La gestión de contenidos se ha convertido en un elemento esencial de las organizaciones en la actualidad, ya que una mala gestión puede conllevar consecuencias funestas para la reputación de la entidad.
Por ello resulta necesario contar con un sistema efectivo de gestión de contenidos que permita administrar y controlar los contenidos de forma efectiva, integrándolos en un sistema de workflows para verificar su validez, manteniendo un control de versiones o permitiendo localizarlos rápidamente, entre otros.
Con esta finalidad Portal Framework ECM controla completamente el ciclo de vida de los contenidos empresariales en todas sus fases: obtención, revisión, distribución y almacenamiento, controlando así los procesos anteriormente mencionados.
Los contenidos pueden ser obtenidos desde una base de datos o introducirlos directamente a través de los diferentes menús de la plataforma.
Una vez obtenidos o creados los contenidos, estos deben pasar un proceso de validación, gestionado mediante workflows que permiten canalizar los flujos de trabajo y mejorar así los procesos de negocio evitando errores de publicación y asegurando que todos los documentos y archivos publicados tienen la aprobación para ello.
Cuando los contenidos ya han sido validados por los responsables de la organización pueden ser distribuidos de forma interna (gestión documental) o externa (portal web). Existen diferentes canales mediante los cuales los contenidos pueden ser distribuidos (PDA, Web, SMS…).
Es necesario llevar un análisis y control del acceso a dichos contenidos, mediante un sistema de tracking que nos permita saber qué tipo de usuarios tenemos, qué contenidos les interesan más, etc.
Finalmente los contenidos deben ser almacenados, para que puedan ser accesibles a los usuarios que requieran de ellos en el futuro. Además Portal Framework permite almacenar un histórico de versiones, de forma que siempre sea posible consultar las versiones anteriores y hacer comparativas entre ellas.
Sectores tan diversos como el logístico o el educativo se beneficiarán de las ventajas que supone la implantación de un sistema de gestión de contenidos eficaz en la organización.
